Hinweisgeberschutzgesetz – Handlungsbedarf für sie als Arbeitgeber!

im April 2019 hat die EU eine Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern – im deutschen: Hinweisgebern – verabschiedet.

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt nun die EU-Richtlinie für Whistleblowing in nationales Recht um und stellt den Whistleblowerschutz in Deutschland sicher. Es legt den Umgang mit Hinweisen und Hinweisgebern fest.

Unter Whistleblowing versteht man das Melden von Hinweisen. Es beschreibt die Mitteilung oder Veröffentlichung von Informationen über Missstände in Unternehmen und öffentlichen Stellen. Hinweise von Whistleblowern helfen, Missstände, Verstöße und illegale Machenschaften in Unternehmen aufzudecken und die Gesellschaft zu schützen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (seit 2.7.23 in Kraft) verpflichtet Unternehmen dazu, (interne) Meldestellen für Whistleblower einzurichten. Die Schonfrist für kleinere Unternehmen ab 50 Beschäftigte endet am 17. Dezember 2023.

Das HinSchG sieht vor, dass Hinweisgebern zwei Meldestellen zur Abgabe von Hinweisen über Verstöße zur Verfügung stehen. Laut Gesetz sollen sie in der Regel die interne Meldestelle des Unternehmens bevorzugen:

• Interne Meldungen sind an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Vertrauensperson innerhalb des Unternehmens gerichtet.
  
  
• Arbeitgeber ab 50 Angestellte müssen Kanäle und Verfahren für interne Meldungen und für Folgemaßnahmen einrichten.
  
  
• Meldungen müssen vertraulich abgegeben und bearbeitet werden. Die Identität des Hinweisgebers und der in Meldungen erwähnten Personen sind vor unbefugter Offenlegung zu schützen. Auf Wunsch des Arbeitgebers kann er seine Meldekanäle auch für die Entgegennahme anonymer Meldungen vorsehen.
  
  
• Die Vertrauensperson, die Meldungen entgegennimmt und für Folgemaßnahmen zuständig ist, muss unabhängig sein und darf keinen Interessenskonflikten unterliegen. Insbesondere Datenschutzbeauftragte können diese Aufgabe aufgrund ihrer besonderen Vertrauensstellung wahrnehmen.
  
  
• Jede eingehende Meldung muss dokumentiert werden. Nach Abgabe muss der Eingang dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden. Eine inhaltliche Rückmeldung, auch zu den erforderlichenfalls ergriffenen Folgemaßnahmen, muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

(Hinweisgeber haben zudem auch die Möglichkeit, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Die zur Entgegennahme von Meldungen vorgesehenen Behörden müssen unabhängige externe Meldekanäle bereitstellen.)

Zur Umsetzung des HinSchG können Meldekanäle etwa per Telefon oder E-Mail sowie digitale Hinweisgebersysteme eingerichtet werden.

Da durch die Entgegennahme von Meldungen durch Hinweisgeber in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden, spielt beim Hinweisgeberschutzgesetz der Datenschutz eine wichtige Rolle.

Wer gegen die wesentlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Je nach Verstoß müssen Sie mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro rechnen.

Wir können Ihnen mit unseren Partnern gerne bei der Umsetzung helfen oder für Sie auch die interne Meldestelle mit entsprechenden Systemen zur Verfügung stellen und Betreiben.

Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist die Einrichtung freigestellt. Sie können hier selbst entscheiden, ob Sie die Richtlinie trotzdem umsetzen möchten.

Sprechen Sie uns einfach darauf an.