Flexibles und effizientes Workflow-Management


Über definierte Workflows werden aus dem Dokument gezielte Parameter (Art des Dokuments, Projektnummer, Kunden-Nr.) ausgelesen und einem Bearbeiter oder einer Gruppe im Unternehmen zugewiesen. Durch Zusatzinformationen, die dem Workflow beigefügt werden können/müssen, ist eine schnellere Bearbeitung möglich und erspart Rückfragen. In jedem Bearbeitungsschritt können dem Dokument weitere Notizen oder Bearbeitungsvermerke angeheftet werden. Nach der Bearbeitung wird das Dokument dem Workflow wieder zugeführt und es wird automatisch an den Folgeprozess übergegeben.tl_files/cosus/dms/workflow.jpg

Jedem Workflow kann eine Eskalationsstufe hinterlegt werden. Ist z.B. ein Dokument nach der Sollzeit nicht bearbeitet, wird es automatisch einem definierten Eskalationsprozess zugeführt. Vertretungen können definiert werden, so dass Ihr Prozess nie zum Erliegen kommt.

 

Beispiel:

Rechnungseingang/-prüfung:

Nach erfolgreicher Prüfung der Lieferung und Abgleich mit dem Lieferschein, wird die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben. Ist im Prozess ein Fehler entdeckt, so wird die Rechnung nicht freigegeben und die Finanzbuchhaltung muss sich auch nicht damit befassen. Wurde die Rechnung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet, so kann der Mitarbeiter den Rechnungseingang buchen. Jeder Bearbeitungsschritt bzw. Buchung kann auf dem im Archiv gespeicherten Dokument vermehrkt werden. Hierzu kommen elektronische Tempel zum Einsatz, die ein schnelle Bearbeitung erlauben.

 

Vertragsmanagement:

Wiederkehrende Ereignisse wie Abrechnungen oder Laufzeiten von Verträgen lassen sich einfach und zentral erfassen, sowie überwachen.

Ihr Erfolg. Unsere Motivation.